Reservas de grupo y pases QR: control de entrada y salida
Esta guía te muestra cómo permitir que una persona reserve varias plazas de una clase en una sola operación —pagando o descontando del bono una plaza por persona— y cómo controlar la entrada y la salida con pases QR individuales: cada plaza tiene su pase, el personal los escanea en la puerta y el aforo se ve en tiempo real.
Requisitos previos
✅ Rol de Administrador: Debes tener permisos de Admin o Gerente en tu organización. ✅ Recurso en modo «por sesiones»: Estas funciones solo existen en recursos con sesiones y aforo (clases, day pass, actividades con plazas). Se configura en las reglas de reserva del recurso.
No necesitas suscripción PRO para activar estas funciones. Para cobrar online se aplican las condiciones de pagos de siempre.
1. Activar las funciones en el recurso
- En el Dashboard en modo Admin, entra en Recursos y edita el recurso.
- En las reglas de reserva, con el modo de reserva «Por sesiones», aparecen los interruptores nuevos ():
- Reserva para varias personas: quien reserva elige cuántas personas vienen. Cada plaza descuenta aforo y se cobra —o se descuenta del bono— por persona.
- Entrada y salida con QR: cada plaza tendrá un pase con código QR que se escanea en la puerta, y tendrás el aforo de cada sesión en tiempo real.
- Reservas en sesiones comenzadas: seguir vendiendo plazas de una sesión que ya empezó, hasta que termine. Útil en jornadas largas tipo day pass.
- Ajusta también, si quieres, el máximo de asistentes por reserva: es el tope de plazas que una misma reserva puede llevarse (por ejemplo, 4). Si lo dejas vacío, el límite general es 20.
Recuerda que el aforo de cada sesión sale del selector «Aforo de las sesiones»: un número único para todas (la capacidad del recurso) o un aforo propio por cada sesión de la plantilla.
Los interruptores son independientes: puedes vender plazas de grupo sin control QR, o usar los pases QR con reservas individuales.
2. Cómo se reserva para varias personas
Quien reserva ve un selector de Personas encima de las sesiones ():
- Con − y + elige cuántas personas vienen; el tope es el máximo por reserva que configuraste.
- El precio se multiplica y se muestra claro antes de confirmar: «4 × 10,00 € = 40,00 €».
- Las sesiones donde no cabe el grupo entero se marcan con las plazas que quedan («Quedan 2»). El grupo nunca se parte: si el recurso tiene lista de espera, puede apuntarse el grupo completo y, cuando se liberen plazas suficientes, entra entero.
Pagar con bono
Si paga con un bono, la operación consume un crédito por persona, del mismo bono:
- La app lo anticipa antes de confirmar: «Consumirá 4 créditos — saldo después: 6» ().
- Solo se ofrecen bonos con saldo suficiente para el grupo entero; si ninguno alcanza, la app lo avisa y ofrece pagar con tarjeta.
3. Los pases QR de la reserva
Con el control de entrada y salida activo, cada plaza de la reserva genera su propio pase con código QR. Quien reservó los encuentra en el detalle de su reserva, en la sección «Pases de entrada» ():
- Tarjetas deslizables, «Pase 1 de 4», cada una con su QR grande y su estado con color: Válido, Dentro, Salió o Cancelado.
- Compartir: cada pase se comparte individualmente como imagen —lista para enviar por WhatsApp, imprimir o guardar— con el recurso, la sesión y el número de pase impresos (). También hay «Compartir todos» para repartirlos de una vez.
- Reserva pendiente de pago: los pases se ven y se comparten desde el primer momento, con un aviso claro de que no darán acceso hasta completar el pago. Al pagar, el mismo QR pasa a ser válido — no hay que reenviar nada.
Cada acompañante lleva su pase en el móvil (o en papel): no necesita tener la app ni cuenta.
4. El escáner de puerta
Con el control QR activo, cada recurso muestra un icono de QR en el listado de Recursos (). Ábrelo cuando empiece la sesión: es el puesto de puerta.
- Dos modos, grandes y con color: ENTRADA (verde) y SALIDA (naranja). Eliges el modo y escaneas en cadena; no hay que tocar nada entre persona y persona.
- Cada lectura muestra un ✓ verde (con el nombre del titular y «pase 2 de 4») o un ✗ rojo con el motivo exacto, y sigue escaneando.
- Contador en vivo en la cabecera: «Dentro 34 · Reservado 46/60 · Por llegar 7». Se actualiza solo, también si hay varios dispositivos escaneando a la vez (una puerta de entrada y otra de salida, por ejemplo).
- Lista de la sesión: el botón «Lista» abre las reservas de cada sesión del día con sus pases y estados. Tocando un pase puedes corregirlo a mano (marcarlo dentro o fuera, con un motivo opcional) — el respaldo perfecto si un QR no se deja leer o alguien salió sin escanear ().
- Si un dispositivo no tiene cámara disponible, hay entrada manual del código.
La ventana de entrada
- La entrada se acepta desde 30 minutos antes del inicio de la sesión hasta 1 hora después de su fin.
- La salida se acepta siempre que el pase figure dentro, aunque la sesión haya terminado.
- Reentrada: salir y volver a entrar es normal (baño, coche…). Registra la salida y el mismo pase vuelve a entrar.
Motivos de rechazo más comunes
| El escáner dice | Qué significa |
|---|---|
| Ya está dentro | Ese pase ya entró y no ha registrado salida. Dos copias del mismo QR no pueden estar dentro a la vez. |
| Reserva sin pagar | Cobra en el TPV (o que pague desde su app) y vuelve a escanear el mismo QR. |
| Demasiado pronto / la sesión terminó | El pase es de otra franja: aún no abre su ventana de entrada, o ya pasó. |
| El pase es de otro recurso | Es un pase válido, pero de otra sala o actividad. |
| Pase cancelado / reserva cancelada | La plaza o la reserva se cancelaron; el pase queda inutilizado al instante. |
| Código no válido | No es un pase de Reserving (o está dañado). |
5. Reglas que conviene conocer
- El pase es al portador, como una entrada de cine: identifica la plaza, no a la persona. Quien tenga el QR puede usarlo — pero mientras un pase figure «dentro», ninguna copia de ese mismo QR puede volver a entrar.
- Cancelar la reserva cancela todos sus pases en el momento; un pase cancelado se rechaza en puerta aunque esté impreso.
- Todo queda registrado: cada intento de escaneo —aceptado o rechazado— y cada corrección manual quedan en el historial de la sesión.
- El escáner necesita conexión a internet (la validez se comprueba en el momento). Si la red falla, usa la corrección manual desde la lista.
Preguntas frecuentes
¿Necesito suscripción PRO para usar esto? No. Reserva de grupo, pases QR y escáner están disponibles para todas las organizaciones. Para cobrar online (tarjeta, Apple Pay/Google Pay) se aplican las condiciones de pagos habituales.
¿Puedo activar el control QR si ya tengo reservas hechas? Sí. Los pases de las reservas futuras existentes aparecen automáticamente al activarlo; no hay que rehacer nada.
Si el grupo es de 4 y pagan con bono, ¿cuántos usos gasta? Cuatro, del mismo bono. Si el bono no tiene saldo suficiente para el grupo completo, la app no lo ofrece como método de pago.
¿Qué pasa si alguien reserva 4 plazas pero solo vienen 3? Los pases no usados simplemente no entran. El aforo de esa sesión quedó reservado igualmente; la cancelación parcial de plazas llegará en una mejora futura.
¿Los acompañantes necesitan la app? No. Reciben su pase como imagen (o en papel) y con eso entran y salen.
¿Puedo vender plazas cuando la clase ya ha empezado? Sí, activando «Reservas en sesiones comenzadas» en el recurso: la sesión sigue apareciendo con la etiqueta «En curso» hasta que termina.
¿Un pase da acceso si la reserva está pendiente de pago? No: el escáner lo rechaza con «Reserva sin pagar». Cobra en el TPV y vuelve a escanear el mismo QR — será válido al instante.