Réservations de groupe et pass QR : contrôle des entrées et sorties
Ce guide vous montre comment permettre à une personne de réserver plusieurs places d'un cours en une seule opération —en payant ou en déduisant du bon une place par personne— et comment contrôler l'entrée et la sortie avec des pass QR individuels : chaque place a son pass, le personnel les scanne à la porte et l'affluence est visible en temps réel.
Prérequis
✅ Rôle d'administrateur : Vous devez avoir les permissions Admin ou Gérant dans votre organisation. ✅ Ressource en mode « par sessions » : Ces fonctions n'existent que sur les ressources avec sessions et capacité (cours, day pass, activités à places limitées). Cela se configure dans les règles de réservation de la ressource.
Aucun abonnement PRO n'est nécessaire pour activer ces fonctions. Pour encaisser en ligne, les conditions de paiement habituelles s'appliquent.
1. Activer les fonctions sur la ressource
- Sur le Dashboard en mode Admin, ouvrez Ressources et modifiez la ressource.
- Dans les règles de réservation, avec le mode « Par sessions », les nouveaux interrupteurs apparaissent () :
- Réservation pour plusieurs personnes : la personne qui réserve choisit le nombre de participants. Chaque place compte dans la capacité et est facturée —ou déduite du bon— par personne.
- Entrée et sortie par QR : chaque place reçoit un pass avec un code QR à scanner à la porte, et vous voyez l'affluence de chaque session en temps réel.
- Réservation pendant une session commencée : continuer à vendre des places d'une session déjà commencée, jusqu'à sa fin. Utile pour les longues sessions type day pass.
- Ajustez aussi, si vous le souhaitez, le maximum de participants par réservation : le plafond de places qu'une même réservation peut prendre (par exemple, 4). Laissé vide, la limite générale est de 20.
Rappel : la capacité de chaque session vient du sélecteur « Capacité des sessions » — un nombre unique pour toutes (la capacité de la ressource) ou une capacité propre à chaque session du planning hebdomadaire.
Les interrupteurs sont indépendants : vous pouvez vendre des places de groupe sans contrôle QR, ou utiliser les pass QR avec des réservations individuelles.
2. Comment se passe une réservation pour plusieurs personnes
La personne qui réserve voit un sélecteur Personnes au-dessus des sessions () :
- Avec − et +, elle choisit le nombre de participants ; le plafond est le maximum par réservation que vous avez configuré.
- Le prix est multiplié et affiché clairement avant de confirmer : « 4 × 10,00 € = 40,00 € ».
- Les sessions où le groupe entier ne tient pas sont marquées avec les places restantes (« 2 restantes »). Le groupe n'est jamais divisé : si la ressource a une liste d'attente, le groupe entier peut s'y inscrire et entre ensemble dès que suffisamment de places se libèrent.
Payer avec un bon
En payant avec un bon, l'opération consomme un crédit par personne, du même bon :
- L'app l'annonce avant de confirmer : « 4 crédits seront consommés — solde après : 6 » ().
- Seuls les bons avec un solde suffisant pour le groupe entier sont proposés ; si aucun ne suffit, l'app le signale et propose le paiement par carte.
3. Les pass QR de la réservation
Avec le contrôle d'entrée/sortie actif, chaque place de la réservation génère son propre pass avec code QR. La personne qui a réservé les trouve dans le détail de sa réservation, dans la section « Pass d'entrée » () :
- Cartes à faire défiler, « Pass 1 sur 4 », chacune avec son grand QR et son état en couleur : Valable, À l'intérieur, Sorti ou Annulé.
- Partager : chaque pass se partage individuellement en image —prête à envoyer par WhatsApp, imprimer ou enregistrer— avec la ressource, la session et le numéro de pass imprimés (). « Partager tous les pass » permet de les distribuer d'un coup.
- Réservation en attente de paiement : les pass sont visibles et partageables dès le premier instant, avec un avertissement clair qu'ils ne donneront pas accès tant que le paiement n'est pas effectué. Une fois payé, le même QR devient valable — rien à renvoyer.
Chaque accompagnant porte son pass sur son téléphone (ou sur papier) : pas besoin de l'app ni de compte.
4. Le scanner de porte
Avec le contrôle QR actif, chaque ressource affiche une icône QR dans la liste des Ressources (). Ouvrez-la au début de la session : c'est le poste de porte.
- Deux modes, grands et codés par couleur : ENTRÉE (vert) et SORTIE (orange). Choisissez le mode et scannez à la chaîne ; rien à toucher entre deux personnes.
- Chaque lecture affiche un ✓ vert (avec le nom du titulaire et « pass 2 sur 4 ») ou un ✗ rouge avec la raison exacte, puis continue de scanner.
- Compteur en direct dans l'en-tête : « À l'intérieur 34 · Réservé 46/60 · À venir 7 ». Il se met à jour tout seul, même avec plusieurs appareils qui scannent en même temps (une porte d'entrée et une de sortie, par exemple).
- Liste de la session : le bouton « Liste » ouvre les réservations de chaque session du jour avec leurs pass et leurs états. Toucher un pass permet de le corriger à la main (le marquer à l'intérieur ou dehors, avec un motif facultatif) — le parfait recours si un QR ne se laisse pas lire ou si quelqu'un est sorti sans scanner ().
- Si un appareil n'a pas de caméra disponible, il y a la saisie manuelle du code.
La fenêtre d'entrée
- L'entrée est acceptée de 30 minutes avant le début de la session jusqu'à 1 heure après sa fin.
- La sortie est acceptée tant que le pass figure à l'intérieur, même après la fin de la session.
- Ré-entrée : sortir et revenir est normal (toilettes, voiture…). Enregistrez la sortie et le même pass entre à nouveau.
Raisons de refus les plus courantes
| Le scanner dit | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Déjà à l'intérieur | Ce pass est déjà entré et n'a pas enregistré de sortie. Deux copies du même QR ne peuvent pas être à l'intérieur en même temps. |
| Réservation impayée | Encaissez à la caisse (ou faites payer depuis son app) et scannez à nouveau le même QR. |
| Trop tôt / la session est terminée | Le pass appartient à un autre créneau : sa fenêtre d'entrée n'est pas encore ouverte, ou elle est passée. |
| Le pass appartient à une autre ressource | C'est un pass valable, mais pour une autre salle ou activité. |
| Pass annulé / réservation annulée | La place ou la réservation a été annulée ; le pass est désactivé instantanément. |
| Code non valide | Ce n'est pas un pass Reserving (ou il est endommagé). |
5. Règles à connaître
- Le pass est au porteur, comme un billet de cinéma : il identifie la place, pas la personne. Quiconque détient le QR peut l'utiliser — mais tant qu'un pass figure « à l'intérieur », aucune copie de ce même QR ne peut entrer à nouveau.
- Annuler la réservation annule tous ses pass immédiatement ; un pass annulé est refusé à la porte même s'il est imprimé.
- Tout est enregistré : chaque tentative de scan —acceptée ou refusée— et chaque correction manuelle restent dans l'historique de la session.
- Le scanner a besoin d'une connexion internet (la validité est vérifiée en direct). Si le réseau tombe, utilisez la correction manuelle depuis la liste.
Questions fréquentes
Ai-je besoin d'un abonnement PRO pour cela ? Non. Réservation de groupe, pass QR et scanner sont disponibles pour toutes les organisations. Pour encaisser en ligne (carte, Apple Pay/Google Pay), les conditions de paiement habituelles s'appliquent.
Puis-je activer le contrôle QR alors que des réservations existent déjà ? Oui. Les pass des réservations futures existantes apparaissent automatiquement à l'activation ; rien à refaire.
Si un groupe de 4 paie avec un bon, combien de crédits sont utilisés ? Quatre, du même bon. Si le bon n'a pas assez de solde pour le groupe entier, l'app ne le propose pas comme moyen de paiement.
Que se passe-t-il si quelqu'un réserve 4 places mais que seulement 3 viennent ? Les pass non utilisés n'entrent simplement jamais. La capacité de cette session est restée réservée ; l'annulation partielle de places arrivera dans une future amélioration.
Les accompagnants ont-ils besoin de l'app ? Non. Ils reçoivent leur pass en image (ou sur papier) et cela suffit pour entrer et sortir.
Puis-je vendre des places quand le cours a déjà commencé ? Oui, en activant « Réservation pendant une session commencée » sur la ressource : la session reste affichée avec l'étiquette « En cours » jusqu'à sa fin.
Un pass donne-t-il accès si la réservation est en attente de paiement ? Non : le scanner le refuse avec « Réservation impayée ». Encaissez à la caisse et scannez à nouveau le même QR — il devient valable instantanément.