Gruppenbuchungen und QR-Pässe: Ein- und Auschecken kontrollieren
Diese Anleitung zeigt dir, wie eine Person mehrere Plätze eines Kurses in einem einzigen Vorgang buchen kann —bezahlt oder vom Guthaben abgezogen wird ein Platz pro Person— und wie du Ein- und Ausgang mit individuellen QR-Pässen kontrollierst: Jeder Platz hat seinen Pass, das Personal scannt sie an der Tür und die Auslastung ist in Echtzeit sichtbar.
Voraussetzungen
✅ Administrator-Rolle: Du brauchst Admin- oder Manager-Rechte in deiner Organisation. ✅ Ressource im Modus „Nach Sessions": Diese Funktionen gibt es nur bei Ressourcen mit Sessions und Kapazität (Kurse, Day-Pass, Aktivitäten mit begrenzten Plätzen). Eingestellt wird das in den Buchungsregeln der Ressource.
Für diese Funktionen brauchst du kein PRO-Abo. Für Online-Zahlungen gelten die üblichen Zahlungsbedingungen.
1. Die Funktionen an der Ressource aktivieren
- Öffne im Dashboard im Admin-Modus Ressourcen und bearbeite die Ressource.
- In den Buchungsregeln erscheinen mit dem Buchungsmodus „Nach Sessions" die neuen Schalter ():
- Buchung für mehrere Personen: Wer bucht, wählt die Personenzahl. Jeder Platz zählt zur Kapazität und wird pro Person berechnet — oder vom Guthaben abgezogen.
- Ein- und Auschecken per QR: Jeder Platz erhält einen Pass mit QR-Code, der an der Tür gescannt wird, und du siehst die Auslastung jeder Session in Echtzeit.
- Buchung bei laufenden Sessions: Plätze einer bereits begonnenen Session weiter verkaufen, bis sie endet. Nützlich bei langen Day-Pass-Sessions.
- Stelle optional die maximale Teilnehmerzahl pro Buchung ein: die Obergrenze an Plätzen, die eine einzelne Buchung nehmen kann (zum Beispiel 4). Bleibt das Feld leer, gilt das allgemeine Limit von 20.
Denk daran: Die Kapazität jeder Session kommt aus dem Auswahlfeld „Session-Kapazität" — eine einzige Zahl für alle (die Kapazität der Ressource) oder eine eigene Kapazität pro Session der Wochenvorlage.
Die Schalter sind unabhängig: Du kannst Gruppenplätze ohne QR-Kontrolle verkaufen oder QR-Pässe mit Einzelbuchungen nutzen.
2. So funktioniert die Buchung für mehrere Personen
Wer bucht, sieht über den Sessions einen Personen-Wähler ():
- Mit − und + wird die Personenzahl gewählt; die Obergrenze ist das von dir konfigurierte Maximum pro Buchung.
- Der Preis wird multipliziert und vor der Bestätigung klar angezeigt: „4 × 10,00 € = 40,00 €".
- Sessions, in die die ganze Gruppe nicht passt, werden mit den verbleibenden Plätzen markiert („Noch 2"). Die Gruppe wird nie geteilt: Hat die Ressource eine Warteliste, kann sich die ganze Gruppe eintragen und rückt gemeinsam nach, sobald genug Plätze frei werden.
Mit Guthaben bezahlen
Wird mit einem Guthaben (Gutschein) bezahlt, verbraucht der Vorgang einen Credit pro Person, vom selben Gutschein:
- Die App kündigt es vor der Bestätigung an: „Es werden 4 Credits abgezogen — Restguthaben: 6" ().
- Angeboten werden nur Gutscheine mit ausreichend Guthaben für die ganze Gruppe; reicht keiner, sagt es die App und bietet Kartenzahlung an.
3. Die QR-Pässe der Buchung
Mit aktivierter Ein-/Auscheck-Kontrolle erzeugt jeder Platz der Buchung seinen eigenen Pass mit QR-Code. Wer gebucht hat, findet sie in den Buchungsdetails im Abschnitt „Eintrittspässe" ():
- Wischbare Karten, „Pass 1 von 4", jede mit ihrem großen QR und farbigem Status: Gültig, Drinnen, Gegangen oder Storniert.
- Teilen: Jeder Pass wird einzeln als Bild geteilt —bereit zum Versenden per WhatsApp, Drucken oder Speichern— mit Ressource, Session und Passnummer aufgedruckt (). „Alle Pässe teilen" verteilt sie auf einmal.
- Buchung mit ausstehender Zahlung: Die Pässe sind vom ersten Moment an sichtbar und teilbar, mit dem klaren Hinweis, dass sie erst nach Abschluss der Zahlung Zutritt gewähren. Nach dem Bezahlen wird derselbe QR gültig — nichts muss neu verschickt werden.
Jede Begleitperson trägt ihren Pass auf dem Handy (oder auf Papier): App oder Konto sind nicht nötig.
4. Der Türscanner
Mit aktiver QR-Kontrolle zeigt jede Ressource ein QR-Symbol in der Ressourcenliste (). Öffne es zum Sessionbeginn: Das ist die Türstation.
- Zwei große, farbcodierte Modi: EINLASS (grün) und AUSGANG (orange). Modus wählen und in Serie scannen; zwischen den Personen muss nichts angetippt werden.
- Jeder Scan zeigt ein grünes ✓ (mit dem Namen und „Pass 2 von 4") oder ein rotes ✗ mit dem genauen Grund — und scannt weiter.
- Live-Zähler in der Kopfzeile: „Drinnen 34 · Gebucht 46/60 · Erwartet 7". Er aktualisiert sich von selbst, auch wenn mehrere Geräte gleichzeitig scannen (z. B. eine Eingangs- und eine Ausgangstür).
- Session-Liste: Der Button „Liste" öffnet die Buchungen jeder Session des Tages mit ihren Pässen und Zuständen. Ein Tipp auf einen Pass erlaubt die manuelle Korrektur (drinnen oder draußen markieren, mit optionalem Grund) — die perfekte Absicherung, wenn ein QR nicht lesbar ist oder jemand ohne Scan gegangen ist ().
- Hat ein Gerät keine Kamera, gibt es die manuelle Code-Eingabe.
Das Einlassfenster
- Der Einlass wird ab 30 Minuten vor Sessionbeginn bis 1 Stunde nach ihrem Ende akzeptiert.
- Der Ausgang wird immer akzeptiert, solange der Pass als drinnen geführt wird — auch nach Sessionende.
- Wiedereintritt: Rausgehen und zurückkommen ist normal (Toilette, Auto…). Ausgang erfassen, und derselbe Pass kommt wieder rein.
Häufigste Ablehnungsgründe
| Der Scanner sagt | Bedeutung |
|---|---|
| Bereits drinnen | Dieser Pass ist schon drin und hat keinen Ausgang erfasst. Zwei Kopien desselben QR können nicht gleichzeitig drinnen sein. |
| Unbezahlte Buchung | An der Kasse abrechnen (oder in der App bezahlen lassen) und denselben QR erneut scannen. |
| Zu früh / Session beendet | Der Pass gehört zu einem anderen Zeitfenster: Sein Einlassfenster ist noch nicht offen — oder schon vorbei. |
| Pass gehört zu anderer Ressource | Ein gültiger Pass, aber für einen anderen Raum oder eine andere Aktivität. |
| Pass storniert / Buchung storniert | Platz oder Buchung wurden storniert; der Pass ist sofort unbrauchbar. |
| Ungültiger Code | Kein Reserving-Pass (oder beschädigt). |
5. Regeln, die man kennen sollte
- Der Pass ist ein Inhaberdokument, wie eine Kinokarte: Er identifiziert den Platz, nicht die Person. Wer den QR hat, kann ihn nutzen — aber solange ein Pass „drinnen" ist, kommt keine Kopie desselben QR erneut hinein.
- Das Stornieren der Buchung storniert sofort alle ihre Pässe; ein stornierter Pass wird an der Tür abgelehnt, auch wenn er gedruckt ist.
- Alles wird protokolliert: Jeder Scanversuch —akzeptiert oder abgelehnt— und jede manuelle Korrektur bleiben im Verlauf der Session.
- Der Scanner braucht eine Internetverbindung (die Gültigkeit wird live geprüft). Fällt das Netz aus, nutze die manuelle Korrektur aus der Liste.
Häufige Fragen
Brauche ich dafür ein PRO-Abo? Nein. Gruppenbuchung, QR-Pässe und Scanner stehen allen Organisationen zur Verfügung. Für Online-Zahlungen (Karte, Apple Pay/Google Pay) gelten die üblichen Zahlungsbedingungen.
Kann ich die QR-Kontrolle aktivieren, wenn es schon Buchungen gibt? Ja. Die Pässe bestehender zukünftiger Buchungen erscheinen beim Aktivieren automatisch; nichts muss neu gemacht werden.
Wenn eine 4er-Gruppe mit Gutschein zahlt — wie viele Credits kostet das? Vier, vom selben Gutschein. Reicht das Guthaben nicht für die ganze Gruppe, bietet die App ihn nicht als Zahlungsmethode an.
Was passiert, wenn jemand 4 Plätze bucht, aber nur 3 kommen? Ungenutzte Pässe checken einfach nie ein. Die Kapazität der Session blieb trotzdem reserviert; die Teilstornierung von Plätzen kommt mit einer künftigen Verbesserung.
Brauchen Begleitpersonen die App? Nein. Sie erhalten ihren Pass als Bild (oder auf Papier) — mehr braucht es nicht für Ein- und Ausgang.
Kann ich Plätze verkaufen, wenn der Kurs schon läuft? Ja, mit „Buchung bei laufenden Sessions" an der Ressource: Die Session bleibt mit dem Hinweis „Läuft" sichtbar, bis sie endet.
Gewährt ein Pass Zutritt, wenn die Zahlung aussteht? Nein: Der Scanner lehnt mit „Unbezahlte Buchung" ab. An der Kasse abrechnen und denselben QR erneut scannen — er ist sofort gültig.