Reservas de grupo e passes QR: controlo de entrada e saída
Este guia mostra como permitir que uma pessoa reserve vários lugares de uma aula numa única operação —pagando ou descontando do voucher um lugar por pessoa— e como controlar a entrada e a saída com passes QR individuais: cada lugar tem o seu passe, o pessoal lê-os na porta e a lotação é visível em tempo real.
Pré-requisitos
✅ Perfil de Administrador: Precisa de permissões de Admin ou Gestor na sua organização. ✅ Recurso em modo «por sessões»: Estas funções só existem em recursos com sessões e lotação (aulas, day pass, atividades com lugares limitados). Configura-se nas regras de reserva do recurso.
Não precisa de subscrição PRO para ativar estas funções. Para cobrar online aplicam-se as condições de pagamento habituais.
1. Ativar as funções no recurso
- No Dashboard em modo Admin, entre em Recursos e edite o recurso.
- Nas regras de reserva, com o modo de reserva «Por sessões», aparecem os novos interruptores ():
- Reserva para várias pessoas: quem reserva escolhe quantas pessoas vêm. Cada lugar desconta da lotação e é cobrado —ou descontado do voucher— por pessoa.
- Entrada e saída com QR: cada lugar terá um passe com código QR que é lido na porta, e terá a lotação de cada sessão em tempo real.
- Reservas em sessões já iniciadas: continuar a vender lugares de uma sessão que já começou, até terminar. Útil em sessões longas tipo day pass.
- Ajuste também, se quiser, o máximo de participantes por reserva: o teto de lugares que uma mesma reserva pode levar (por exemplo, 4). Se ficar vazio, o limite geral é 20.
Lembre-se de que a lotação de cada sessão vem do seletor «Lotação das sessões»: um número único para todas (a capacidade do recurso) ou uma lotação própria por cada sessão do plano semanal.
Os interruptores são independentes: pode vender lugares de grupo sem controlo QR, ou usar os passes QR com reservas individuais.
2. Como se reserva para várias pessoas
Quem reserva vê um seletor de Pessoas por cima das sessões ():
- Com − e + escolhe quantas pessoas vêm; o teto é o máximo por reserva que configurou.
- O preço multiplica-se e é mostrado claramente antes de confirmar: «4 × 10,00 € = 40,00 €».
- As sessões onde o grupo inteiro não cabe são marcadas com os lugares restantes («Restam 2»). O grupo nunca se divide: se o recurso tiver lista de espera, o grupo inteiro pode inscrever-se e entra junto quando vagarem lugares suficientes.
Pagar com voucher
Ao pagar com um voucher, a operação consome um crédito por pessoa, do mesmo voucher:
- A app antecipa-o antes de confirmar: «Serão consumidos 4 créditos — saldo depois: 6» ().
- Só são oferecidos vouchers com saldo suficiente para o grupo inteiro; se nenhum chegar, a app avisa e oferece pagamento com cartão.
3. Os passes QR da reserva
Com o controlo de entrada e saída ativo, cada lugar da reserva gera o seu próprio passe com código QR. Quem reservou encontra-os no detalhe da reserva, na secção «Passes de entrada» ():
- Cartões deslizáveis, «Passe 1 de 4», cada um com o seu QR grande e o estado com cor: Válido, Dentro, Saiu ou Cancelado.
- Partilhar: cada passe partilha-se individualmente como imagem —pronta a enviar por WhatsApp, imprimir ou guardar— com o recurso, a sessão e o número do passe impressos (). Há também «Partilhar todos os passes» para os distribuir de uma vez.
- Reserva com pagamento pendente: os passes veem-se e partilham-se desde o primeiro momento, com um aviso claro de que não darão acesso até o pagamento ser concluído. Depois de pagar, o mesmo QR passa a ser válido — não é preciso reenviar nada.
Cada acompanhante leva o seu passe no telemóvel (ou em papel): não precisa da app nem de conta.
4. O scanner da porta
Com o controlo QR ativo, cada recurso mostra um ícone QR na lista de Recursos (). Abra-o quando a sessão começar: é o posto da porta.
- Dois modos, grandes e com cor: ENTRADA (verde) e SAÍDA (laranja). Escolhe o modo e lê em cadeia; nada para tocar entre pessoa e pessoa.
- Cada leitura mostra um ✓ verde (com o nome do titular e «passe 2 de 4») ou um ✗ vermelho com o motivo exato, e continua a ler.
- Contador em direto no cabeçalho: «Dentro 34 · Reservado 46/60 · Por chegar 7». Atualiza-se sozinho, mesmo com vários dispositivos a ler ao mesmo tempo (uma porta de entrada e outra de saída, por exemplo).
- Lista da sessão: o botão «Lista» abre as reservas de cada sessão do dia com os seus passes e estados. Ao tocar num passe pode corrigi-lo à mão (marcá-lo dentro ou fora, com um motivo opcional) — o recurso perfeito se um QR não se deixa ler ou alguém saiu sem passar o código ().
- Se um dispositivo não tiver câmara disponível, existe a introdução manual do código.
A janela de entrada
- A entrada é aceite desde 30 minutos antes do início da sessão até 1 hora depois do seu fim.
- A saída é aceite sempre que o passe conste como dentro, mesmo depois de a sessão terminar.
- Reentrada: sair e voltar a entrar é normal (casa de banho, carro…). Registe a saída e o mesmo passe volta a entrar.
Motivos de recusa mais comuns
| O scanner diz | O que significa |
|---|---|
| Já está dentro | Esse passe já entrou e não registou saída. Duas cópias do mesmo QR não podem estar dentro ao mesmo tempo. |
| Reserva por pagar | Cobre no TPV (ou que pague pela app) e volte a ler o mesmo QR. |
| Cedo demais / a sessão já terminou | O passe é de outro horário: a sua janela de entrada ainda não abriu, ou já passou. |
| O passe é de outro recurso | É um passe válido, mas de outra sala ou atividade. |
| Passe cancelado / reserva cancelada | O lugar ou a reserva foram cancelados; o passe fica inutilizado no instante. |
| Código inválido | Não é um passe do Reserving (ou está danificado). |
5. Regras que convém conhecer
- O passe é ao portador, como um bilhete de cinema: identifica o lugar, não a pessoa. Quem tiver o QR pode usá-lo — mas enquanto um passe constar «dentro», nenhuma cópia desse mesmo QR pode voltar a entrar.
- Cancelar a reserva cancela todos os seus passes no momento; um passe cancelado é recusado na porta mesmo que esteja impresso.
- Tudo fica registado: cada tentativa de leitura —aceite ou recusada— e cada correção manual ficam no histórico da sessão.
- O scanner precisa de ligação à internet (a validade verifica-se no momento). Se a rede falhar, use a correção manual a partir da lista.
Perguntas frequentes
Preciso de subscrição PRO para usar isto? Não. Reserva de grupo, passes QR e scanner estão disponíveis para todas as organizações. Para cobrar online (cartão, Apple Pay/Google Pay) aplicam-se as condições de pagamento habituais.
Posso ativar o controlo QR se já tenho reservas feitas? Sim. Os passes das reservas futuras existentes aparecem automaticamente ao ativá-lo; não é preciso refazer nada.
Se o grupo é de 4 e pagam com voucher, quantos usos gasta? Quatro, do mesmo voucher. Se o voucher não tiver saldo suficiente para o grupo completo, a app não o oferece como método de pagamento.
O que acontece se alguém reservar 4 lugares mas só vierem 3? Os passes não usados simplesmente não entram. A lotação dessa sessão ficou reservada na mesma; o cancelamento parcial de lugares chegará numa melhoria futura.
Os acompanhantes precisam da app? Não. Recebem o seu passe como imagem (ou em papel) e com isso entram e saem.
Posso vender lugares quando a aula já começou? Sim, ativando «Reservas em sessões já iniciadas» no recurso: a sessão continua a aparecer com a etiqueta «A decorrer» até terminar.
Um passe dá acesso se a reserva estiver com pagamento pendente? Não: o scanner recusa-o com «Reserva por pagar». Cobre no TPV e volte a ler o mesmo QR — será válido no instante.