Prenotazioni di gruppo e pass QR: controllo di entrata e uscita
Questa guida ti mostra come permettere a una persona di prenotare più posti di una lezione in un'unica operazione —pagando o scalando dal voucher un posto a persona— e come controllare entrata e uscita con pass QR individuali: ogni posto ha il suo pass, lo staff li scansiona alla porta e la presenza è visibile in tempo reale.
Requisiti
✅ Ruolo di Amministratore: Devi avere permessi di Admin o Manager nella tua organizzazione. ✅ Risorsa in modalità «a sessioni»: Queste funzioni esistono solo su risorse con sessioni e capienza (lezioni, day pass, attività con posti limitati). Si configura nelle regole di prenotazione della risorsa.
Non serve un abbonamento PRO per attivare queste funzioni. Per incassare online valgono le solite condizioni di pagamento.
1. Attivare le funzioni sulla risorsa
- Nella Dashboard in modalità Admin, apri Risorse e modifica la risorsa.
- Nelle regole di prenotazione, con la modalità «A sessioni», compaiono i nuovi interruttori ():
- Prenotazione per più persone: chi prenota sceglie quante persone vengono. Ogni posto scala la capienza e viene addebitato —o scalato dal voucher— per persona.
- Entrata e uscita con QR: ogni posto avrà un pass con codice QR da scansionare alla porta, e avrai la presenza di ogni sessione in tempo reale.
- Prenotazioni a sessione iniziata: continuare a vendere posti di una sessione già iniziata, fino alla fine. Utile per sessioni lunghe tipo day pass.
- Regola anche, se vuoi, il massimo di partecipanti per prenotazione: il tetto di posti che una singola prenotazione può prendere (per esempio, 4). Se lo lasci vuoto, il limite generale è 20.
Ricorda che la capienza di ogni sessione viene dal selettore «Capienza delle sessioni»: un numero unico per tutte (la capacità della risorsa) o una capienza propria per ogni sessione del piano settimanale.
Gli interruttori sono indipendenti: puoi vendere posti di gruppo senza controllo QR, o usare i pass QR con prenotazioni individuali.
2. Come si prenota per più persone
Chi prenota vede un selettore Persone sopra le sessioni ():
- Con − e + sceglie quante persone vengono; il tetto è il massimo per prenotazione che hai configurato.
- Il prezzo si moltiplica e viene mostrato chiaramente prima di confermare: «4 × 10,00 € = 40,00 €».
- Le sessioni dove l'intero gruppo non ci sta vengono contrassegnate con i posti rimasti («Ne restano 2»). Il gruppo non si divide mai: se la risorsa ha una lista d'attesa, l'intero gruppo può iscriversi ed entra insieme quando si liberano abbastanza posti.
Pagare con voucher
Pagando con un voucher, l'operazione consuma un credito a persona, dallo stesso voucher:
- L'app lo anticipa prima di confermare: «Verranno consumati 4 crediti — saldo dopo: 6» ().
- Vengono proposti solo voucher con saldo sufficiente per l'intero gruppo; se nessuno basta, l'app lo segnala e propone il pagamento con carta.
3. I pass QR della prenotazione
Con il controllo di entrata e uscita attivo, ogni posto della prenotazione genera il proprio pass con codice QR. Chi ha prenotato li trova nel dettaglio della prenotazione, nella sezione «Pass d'ingresso» ():
- Schede scorrevoli, «Pass 1 di 4», ognuna con il suo QR grande e lo stato a colori: Valido, Dentro, Uscito o Annullato.
- Condividere: ogni pass si condivide singolarmente come immagine —pronta da inviare su WhatsApp, stampare o salvare— con risorsa, sessione e numero di pass stampati (). C'è anche «Condividi tutti i pass» per distribuirli in una volta.
- Prenotazione in attesa di pagamento: i pass si vedono e si condividono fin dal primo momento, con un avviso chiaro che non daranno accesso finché il pagamento non è completato. Una volta pagato, lo stesso QR diventa valido — niente da rinviare.
Ogni accompagnatore porta il suo pass sul telefono (o su carta): non serve l'app né un account.
4. Lo scanner della porta
Con il controllo QR attivo, ogni risorsa mostra un'icona QR nell'elenco Risorse (). Aprila all'inizio della sessione: è la postazione della porta.
- Due modalità, grandi e a colori: ENTRATA (verde) e USCITA (arancione). Scegli la modalità e scansiona a catena; niente da toccare tra una persona e l'altra.
- Ogni lettura mostra una ✓ verde (con il nome del titolare e «pass 2 di 4») o una ✗ rossa con il motivo esatto, e continua a scansionare.
- Contatore in tempo reale nell'intestazione: «Dentro 34 · Prenotato 46/60 · In arrivo 7». Si aggiorna da solo, anche con più dispositivi che scansionano insieme (una porta d'entrata e una d'uscita, per esempio).
- Elenco della sessione: il pulsante «Elenco» apre le prenotazioni di ogni sessione del giorno con i loro pass e stati. Toccando un pass puoi correggerlo a mano (segnarlo dentro o fuori, con un motivo facoltativo) — il rimedio perfetto se un QR non si legge o qualcuno è uscito senza scansionare ().
- Se un dispositivo non ha la fotocamera disponibile, c'è l'inserimento manuale del codice.
La finestra d'ingresso
- L'entrata è accettata da 30 minuti prima dell'inizio della sessione fino a 1 ora dopo la sua fine.
- L'uscita è accettata finché il pass risulta dentro, anche a sessione finita.
- Rientro: uscire e rientrare è normale (bagno, macchina…). Registra l'uscita e lo stesso pass rientra.
Motivi di rifiuto più comuni
| Lo scanner dice | Cosa significa |
|---|---|
| È già dentro | Quel pass è già entrato e non ha registrato l'uscita. Due copie dello stesso QR non possono essere dentro contemporaneamente. |
| Prenotazione non pagata | Incassa alla cassa (o fai pagare dall'app) e scansiona di nuovo lo stesso QR. |
| Troppo presto / la sessione è finita | Il pass è di un'altra fascia: la sua finestra d'ingresso non è ancora aperta, o è già passata. |
| Il pass è di un'altra risorsa | È un pass valido, ma di un'altra sala o attività. |
| Pass annullato / prenotazione annullata | Il posto o la prenotazione sono stati annullati; il pass è disabilitato all'istante. |
| Codice non valido | Non è un pass di Reserving (o è danneggiato). |
5. Regole da conoscere
- Il pass è al portatore, come un biglietto del cinema: identifica il posto, non la persona. Chi ha il QR può usarlo — ma finché un pass risulta «dentro», nessuna copia dello stesso QR può rientrare.
- Annullare la prenotazione annulla subito tutti i suoi pass; un pass annullato viene rifiutato alla porta anche se stampato.
- Tutto viene registrato: ogni tentativo di scansione —accettato o rifiutato— e ogni correzione manuale restano nello storico della sessione.
- Lo scanner ha bisogno di connessione internet (la validità si verifica al momento). Se la rete cade, usa la correzione manuale dall'elenco.
Domande frequenti
Serve l'abbonamento PRO per usare tutto questo? No. Prenotazione di gruppo, pass QR e scanner sono disponibili per tutte le organizzazioni. Per incassare online (carta, Apple Pay/Google Pay) valgono le solite condizioni di pagamento.
Posso attivare il controllo QR se ho già prenotazioni? Sì. I pass delle prenotazioni future esistenti compaiono automaticamente all'attivazione; niente da rifare.
Se un gruppo di 4 paga con voucher, quanti crediti usa? Quattro, dallo stesso voucher. Se il voucher non ha saldo sufficiente per l'intero gruppo, l'app non lo propone come metodo di pagamento.
Cosa succede se qualcuno prenota 4 posti ma ne arrivano solo 3? I pass non usati semplicemente non entrano. La capienza di quella sessione è rimasta comunque riservata; la cancellazione parziale dei posti arriverà con un miglioramento futuro.
Gli accompagnatori hanno bisogno dell'app? No. Ricevono il loro pass come immagine (o su carta) e con quello entrano ed escono.
Posso vendere posti quando la lezione è già iniziata? Sì, attivando «Prenotazioni a sessione iniziata» sulla risorsa: la sessione resta visibile con l'etichetta «In corso» fino alla fine.
Un pass dà accesso se la prenotazione è in attesa di pagamento? No: lo scanner lo rifiuta con «Prenotazione non pagata». Incassa alla cassa e scansiona di nuovo lo stesso QR — diventa valido all'istante.