Verfügbarkeit einer Ressource: Sperrungen und veröffentlichte Agenda
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie genau steuern, wann jede Ressource gebucht werden kann: Sperren Sie Ihren Urlaub oder einzelne Stunden, und — wenn Sie möchten — veröffentlichen Sie selbst die einzigen Zeitfenster, die Sie anbieten wollen, so wie eine Praxis oder ein Lehrer Termine freigibt.
Voraussetzungen
✅ Administratorrolle: Sie benötigen Admin- oder Manager-Rechte in Ihrer Organisation. ✅ Admin-Modus aktiv: Sie sehen das Abzeichen mit dem Buchstaben „A" im Dashboard. ✅ Mindestens eine Ressource angelegt: Die Verfügbarkeit wird pro Ressource konfiguriert.
Kein PRO-Abo nötig: Diese Funktion steht allen Organisationen zur Verfügung.
1. Den Verfügbarkeitskalender öffnen
- Gehen Sie im Dashboard im Admin-Modus zu Ressourcen.
- Jede Ressource in der Liste hat rechts ein Kalendersymbol. Tippen Sie darauf, um ihren Verfügbarkeitskalender zu öffnen ().
Die Tagesansicht sagt Ihnen alles auf einen Blick ():
- Bläulicher Hintergrund: Ihre üblichen Zeiten (der Kontext, über den Sie entscheiden).
- Diagonale Schraffur: gesperrte Zeiträume — dort kann niemand buchen.
- Grün: veröffentlichte Zeitfenster (zählen nur im Modus „Nur Freigegebenes").
- Grau: bestehende Buchungen.
2. Urlaub oder einen Zeitraum sperren
Eine Sperrung verhindert neue Buchungen in diesem Zeitraum, egal was: Sie wirkt in jedem Modus und auch bei Kursressourcen mit Plätzen.
Ein Stundenbereich
- Tippen Sie auf eine leere Stelle des Tages: Ein 1-Stunden-Vorschlag erscheint mit zwei runden Griffen ().
- Ziehen Sie an den Griffen, um Beginn und Ende anzupassen (rastet alle 30 Minuten ein, mit einer kleinen Vibration bei jedem Schritt).
- Sie können auch gedrückt halten und ziehen, um den Zeitraum in einem Zug zu malen.
- Tippen Sie auf Weiter in der unteren Leiste: Das Blatt öffnet sich mit den zwei Aktionen ().
- Wählen Sie Sperren, fügen Sie bei Bedarf einen Grund hinzu (nur Sie sehen ihn) und bestätigen Sie.
Ein oder mehrere ganze Tage (Urlaub)
- Wechseln Sie mit dem oberen Umschalter zur Monatsansicht.
- Tippen Sie auf den ersten Tag des Zeitraums und dann auf den letzten: Der ganze Zeitraum wird hervorgehoben ().
- Das Blatt öffnet sich mit bereits aktiviertem „Ganztägig" und ausgefüllten Daten. Wählen Sie Sperren und bestätigen Sie.
Wenn der Zeitraum schon Buchungen hat
Die App sagt es Ihnen vor dem Anlegen der Sperrung, mit der genauen Zahl ():
„Er enthält 2 bestätigte Buchungen. Die Sperrung verhindert neue Buchungen, storniert aber keine bestehenden."
Eine Sperrung storniert niemals bestehende Buchungen. Wenn Sie sie stornieren müssen, tun Sie das einzeln über den Kalender oder die Buchungsliste, damit jede Person ihre Benachrichtigung erhält.
Rückgängig machen und löschen
- Direkt nach dem Anlegen oder Löschen eines Zeitraums hat die untere Meldung einen Rückgängig-Button.
- Später löschen: Tippen Sie auf den Zeitraum im Kalender oder finden Sie ihn in der Liste „Kommende Sperrungen und Zeitfenster" am Seitenende.
3. Die veröffentlichte Agenda: nur die Zeitfenster anbieten, die Sie bestimmen
Dieser Modus ist gedacht für Praxen, Lehrer oder jede Aktivität, bei der Sie nicht Ihren ganzen Zeitplan anbieten wollen, sondern gezielt Zeitfenster freigeben.
Aktivieren
- Oben im Verfügbarkeitskalender stellen Sie den Wahlschalter von „Übliche Zeiten" auf „Nur Freigegebenes" ().
- Bestätigen Sie den Hinweis: Ab diesem Moment können nur noch die von Ihnen freigegebenen Zeiträume gebucht werden; Ihr Wochenplan bietet keine Slots mehr an.
Solange Sie nichts freigegeben haben, erinnert Sie der Kalender selbst daran: „Sie haben noch nichts freigegeben: im Moment kann niemand buchen" ().
Zeitfenster freigeben
Genau wie beim Sperren — tippen, malen oder Monatsansicht — aber mit „Zum Buchen freigeben" im Blatt. Freigegebene Zeitfenster erscheinen grün.
Zwei nützliche Details:
- Sie können außerhalb Ihrer üblichen Zeiten freigeben (zum Beispiel 22:30–23:30): Das Freigegebene bestimmt.
- Zwei aneinandergrenzende Zeitfenster (9:00–10:00 und 10:00–11:00) wirken wie eines: Jemand kann von 9:00 bis 11:00 buchen.
Zurück zu den üblichen Zeiten
Beim Zurückschalten warnt Sie die App vor dem Wichtigen: Ihr gesamter Wochenplan wird wieder buchbar (abzüglich der Sperrungen), und die freigegebenen Zeitfenster werden nicht gelöscht — sie bleiben erhalten, falls Sie zu diesem Modus zurückkehren.
4. Die Karte „Verfügbare Agenda" im Dashboard
Wenn eine Ressource im Modus „Nur Freigegebenes" ist, zeigt das Dashboard im Admin-Modus eine Karte mit der Antwort auf die Frage jedes Morgens: Habe ich noch etwas anzubieten? ()
- Freie Slots, reservierte und der nächste freie Slot der nächsten 30 Tage.
- Aufschlüsselung pro Ressource, wenn mehrere freigegeben sind.
- Bernsteinfarbener Alarm, wenn einer Ressource die Slots ausgehen.
- Der Button „Mehr Verfügbarkeit freigeben" führt direkt zum Kalender der Ressource.
Die Karte aktualisiert sich von selbst: Wenn jemand bucht, sinkt der Zähler ohne Neuladen. Und wenn Sie die veröffentlichte Agenda nicht nutzen, erscheint die Karte gar nicht.
5. Kursressourcen mit Plätzen (Sitzungsmodus)
Wenn Ihre Ressource mit Sitzungen arbeitet (Kurse mit Plätzen), ist ihr Wochenmodell bereits eine veröffentlichte Agenda: Die Teilnehmer sehen nur die Sitzungen, die Sie definiert haben. Deshalb:
- Sperrungen wirken: Sperren Sie den Tag oder den Zeitraum und diese Sitzungen verschwinden aus der Auswahl der Teilnehmer. Ideal für Urlaub oder um den Kurs eines Tages ausfallen zu lassen.
- Der Modus-Wahlschalter erscheint nicht: „Nur Freigegebenes" gilt hier nicht, weil es das duplizieren würde, was das Sitzungsmodell schon tut.
6. Was die buchende Person sieht
Die Person, die buchen will, sieht nur die Slots, die sie wirklich buchen kann ():
- Gesperrte Stunden werden nicht angezeigt.
- Im Modus „Nur Freigegebenes" werden nur Ihre freigegebenen Zeiträume angezeigt.
- Ein komplett gesperrter Tag verschwindet aus der Datumsauswahl.
Der Grund wird nicht offengelegt (niemand sieht „der Admin ist im Urlaub"): Diese Stunden existieren fürs Buchen einfach nicht. Der Grund, den Sie bei einer Sperrung notieren, ist privat und nur für Admins.
Häufige Fragen
Storniert eine Sperrung die schon bestehenden Buchungen? Nein, niemals. Die Sperrung verhindert neue Buchungen; die bestehenden bleiben bestehen, und die App sagt Ihnen vor dem Bestätigen, wie viele es sind.
Verliere ich das Freigegebene, wenn ich von „Nur Freigegebenes" zu „Übliche Zeiten" zurückwechsle? Nein. Die freigegebenen Zeitfenster bleiben erhalten (Sie sehen sie im Kalender); sie gelten nur nicht mehr, bis Sie den Modus wieder aktivieren.
Warum hat meine Kursressource den Modus-Wahlschalter nicht? Weil sie mit Sitzungen arbeitet und ihr Wochenmodell bereits genau definiert, was gebucht werden kann. Nutzen Sie Sperrungen, um Tage oder Stunden herauszunehmen.
Kann ich Zeitfenster freigeben, bevor ich „Nur Freigegebenes" aktiviert habe? Ja. Sie können Ihre Agenda im Voraus vorbereiten; diese Zeiträume haben keine Wirkung, bis Sie den Modus aktivieren.
Brauchen Sperrungen ein PRO-Abo? Nein. Die gesamte Verfügbarkeitssteuerung steht jeder Organisation zur Verfügung.