Disponibilité d'une ressource : blocages et agenda publié
Ce guide vous montre comment contrôler exactement quand chaque ressource peut être réservée : bloquer vos vacances ou quelques heures isolées, et — si vous préférez — publier vous-même les seuls créneaux que vous voulez offrir, comme le fait un cabinet ou un professeur qui libère des rendez-vous.
Prérequis
✅ Rôle d'administrateur : Vous devez avoir des permissions Admin ou Gestionnaire dans votre organisation. ✅ Mode Admin actif : Vous verrez le badge avec la lettre « A » sur le tableau de bord. ✅ Au moins une ressource créée : La disponibilité se configure ressource par ressource.
Pas besoin d'abonnement PRO : cette fonction est disponible pour toutes les organisations.
1. Ouvrir le calendrier de disponibilité
- Sur le tableau de bord en mode Admin, entrez dans Ressources.
- Chaque ressource de la liste a une icône de calendrier à droite. Touchez-la pour ouvrir son calendrier de disponibilité ().
Le calendrier du jour dit tout d'un coup d'œil () :
- Fond bleuté : vos horaires habituels (le contexte sur lequel vous décidez).
- Hachures diagonales : créneaux bloqués — personne ne peut y réserver.
- Vert : créneaux publiés (ils ne comptent qu'en mode « Uniquement le publié »).
- Gris : réservations existantes.
2. Bloquer des vacances ou une plage horaire
Un blocage empêche les nouvelles réservations sur ce créneau, quoi qu'il arrive : il fonctionne dans tous les modes et aussi sur les ressources de cours avec places.
Une plage d'heures
- Touchez un espace vide de la journée : une proposition d'1 heure apparaît avec deux poignées rondes ().
- Faites glisser les poignées pour ajuster le début et la fin (elles s'accrochent toutes les 30 minutes, avec une petite vibration à chaque pas).
- Vous pouvez aussi maintenir appuyé puis faire glisser pour peindre le créneau d'un seul geste.
- Touchez Continuer dans la barre du bas : la feuille s'ouvre avec les deux actions ().
- Choisissez Bloquer, ajoutez un motif si vous voulez (vous seul le voyez) et confirmez.
Un ou plusieurs jours entiers (vacances)
- Passez à la vue Mois avec le sélecteur du haut.
- Touchez le premier jour de la période puis le dernier : toute la période est mise en surbrillance ().
- La feuille s'ouvre avec « Toute la journée » déjà activé et les dates remplies. Choisissez Bloquer et confirmez.
Si le créneau a déjà des réservations
L'app vous le dit avant de créer le blocage, avec le nombre exact () :
« Il contient 2 réservations confirmées. Le blocage empêchera les nouvelles réservations mais n'annule pas les existantes. »
Un blocage n'annule jamais les réservations déjà faites. Si vous devez les annuler, faites-le une par une depuis le calendrier ou la liste des réservations, pour que chaque personne reçoive sa notification.
Annuler et supprimer
- Juste après avoir créé ou supprimé un créneau, le message du bas propose un bouton Annuler.
- Pour supprimer plus tard : touchez le créneau dans le calendrier, ou trouvez-le dans la liste « Prochains blocages et créneaux » en bas de page.
3. L'agenda publié : n'offrir que les créneaux que vous décidez
C'est le mode pensé pour les cabinets, les professeurs ou toute activité où vous ne voulez pas offrir tout votre horaire, mais libérer des créneaux précis.
L'activer
- En haut du calendrier de disponibilité, passez le sélecteur de « Horaires habituels » à « Uniquement le publié » ().
- Confirmez l'avertissement : à partir de ce moment, seuls les créneaux que vous publiez pourront être réservés ; votre horaire hebdomadaire cesse d'offrir des créneaux.
Tant que vous n'avez rien publié, le calendrier lui-même vous le rappelle : « Vous n'avez publié aucun créneau : personne ne peut réserver pour l'instant » ().
Publier des créneaux
Exactement comme bloquer — toucher, peindre ou vue mois — mais en choisissant « Publier pour réserver » dans la feuille. Les créneaux publiés apparaissent en vert.
Deux détails utiles :
- Vous pouvez publier en dehors de vos horaires habituels (par exemple 22h30–23h30) : c'est le publié qui commande.
- Deux créneaux publiés adjacents (9h00–10h00 et 10h00–11h00) fonctionnent comme un seul : quelqu'un peut réserver de 9h00 à 11h00.
Revenir aux horaires habituels
Au retour, l'app vous prévient de l'essentiel : tout votre horaire hebdomadaire redevient réservable (moins les blocages), et les créneaux publiés ne sont pas supprimés — ils sont conservés au cas où vous reviendriez à ce mode.
4. La carte « Agenda disponible » du tableau de bord
Si une ressource est en mode « Uniquement le publié », le tableau de bord en mode Admin affiche une carte qui répond à la question de chaque matin : me reste-t-il quelque chose à offrir ? ()
- Créneaux libres, réservés et le prochain créneau libre sur les 30 prochains jours.
- Détail par ressource si vous en avez plusieurs publiées.
- Alarme orange quand une ressource n'a plus de créneaux.
- Le bouton « Publier plus de disponibilités » mène directement au calendrier de la ressource.
La carte se met à jour toute seule : quand quelqu'un réserve, le compteur descend sans rafraîchir. Et si vous n'utilisez pas l'agenda publié, la carte n'apparaît pas.
5. Ressources de cours avec places (mode sessions)
Si votre ressource fonctionne par sessions (cours avec places), son modèle hebdomadaire est déjà un agenda publié : les élèves ne voient que les sessions que vous avez définies. C'est pourquoi :
- Les blocages fonctionnent : bloquez le jour ou le créneau et ces sessions disparaissent du sélecteur de l'élève. Idéal pour les vacances ou pour annuler le cours d'un jour.
- Le sélecteur de mode n'apparaît pas : « Uniquement le publié » ne s'applique pas, car il dupliquerait ce que le modèle de sessions fait déjà.
6. Ce que voit la personne qui réserve
La personne qui va réserver ne voit que les créneaux qu'elle peut vraiment réserver () :
- Les heures bloquées ne s'affichent pas.
- En mode « Uniquement le publié », seuls vos créneaux publiés s'affichent.
- Un jour entièrement bloqué disparaît du sélecteur de dates.
Le pourquoi n'est pas exposé (personne ne voit « l'admin est en vacances ») : ces heures n'existent simplement pas pour la réservation. Le motif que vous écrivez sur un blocage est privé, réservé aux administrateurs.
Questions fréquentes
Bloquer annule-t-il les réservations qui existaient déjà ? Non, jamais. Le blocage empêche les nouvelles réservations ; les existantes restent en vie et l'app vous dit combien il y en a avant de confirmer.
Si je reviens de « Uniquement le publié » aux « Horaires habituels », je perds ce que j'ai publié ? Non. Les créneaux publiés sont conservés (vous les verrez sur le calendrier) ; ils cessent simplement de s'appliquer jusqu'à ce que vous réactiviez le mode.
Pourquoi ma ressource de cours n'a-t-elle pas le sélecteur de mode ? Parce qu'elle fonctionne par sessions et que son modèle hebdomadaire définit déjà exactement ce qui peut être réservé. Utilisez les blocages pour retirer des jours ou des heures.
Puis-je publier des créneaux sans avoir encore activé « Uniquement le publié » ? Oui. Vous pouvez préparer votre agenda en publiant à l'avance ; ces créneaux n'ont aucun effet tant que vous n'activez pas le mode.
Les blocages nécessitent-ils un abonnement PRO ? Non. Tout le contrôle de disponibilité est disponible pour n'importe quelle organisation.