L'onglet Paramètres des non-membres permet aux administrateurs de configurer les autorisations d'accès et les restrictions pour les utilisateurs qui ne sont pas membres de l'organisation. Cette fonctionnalité puissante permet aux organisations d'ouvrir leurs installations au public tout en conservant le contrôle sur les limites d'utilisation, les processus d'approbation et les dépôts obligatoires.

Prérequis

• Compte Reserving actif avec adresse e-mail vérifiée
• Rôle d'administrateur (Super Admin, Admin ou Manager) dans l'organisation
• L'application doit être en mode Admin
• L'organisation doit avoir la 'Visibilité de la recherche' activée (configurée dans l'onglet Détails)
• Les ressources doivent individuellement activer l'accès aux non-membres pour que ces paramètres s'appliquent
• Pour les dépôts : Traitement des paiements configuré (Stripe ou paiements en espèces)

Étapes

Progress: 0 of 15 steps

1

Accédez au mode Admin dans le Tableau de bord

Result:

L'application passe en mode Admin affichant le badge administrateur et les contrôles

Notes:

Appuyez sur le bouton de basculement de mode dans l'en-tête du Tableau de bord

2

Accédez aux Paramètres de l'Organisation

Result:

Ouvre la page des paramètres avec plusieurs onglets

Notes:

Depuis le Tableau de bord, appuyez sur la carte de votre organisation, puis accédez à Paramètres

3

Appuyez sur l'onglet 'Paramètres des Non-Membres'

Result:

Affiche l'interface de configuration de l'accès des non-membres

Notes:

Quatrième onglet dans la barre de navigation des paramètres

4

Basculez 'Afficher le Nombre de Membres' pour afficher la taille des effectifs

Result:

Affiche le nombre total de membres dans le profil public de votre organisation

Notes:

Utile pour démontrer la taille de la communauté. Peut être masqué pour la confidentialité

5

Basculez 'Afficher le Nombre de Ressources' pour afficher les installations disponibles

Result:

Affiche le nombre de ressources réservables dans le profil de votre organisation

Notes:

Aide les non-membres à comprendre l'ampleur de vos installations

6

Basculez 'Afficher les Événements à Venir' dans le calendrier public

Result:

Affiche les événements à venir dans la vue publique du calendrier

Notes:

Utile pour le marketing et l'engagement communautaire

7

Basculez 'Afficher les Coordonnées' pour afficher les détails de contact

Result:

Rend le téléphone, l'e-mail et l'adresse visibles pour les non-membres

Notes:

Essentiel pour les demandes de renseignements mais peut augmenter le spam

8

Définissez le 'Nombre Max de Réservations par Jour' pour les non-membres

Result:

Limite le nombre de réservations qu'un non-membre peut effectuer en une seule journée

Notes:

Plage : 1-10. Empêche les abus tout en permettant un accès d'essai. Par défaut : 1

9

Définissez la 'Durée Maximale en Minutes' pour les réservations des non-membres

Result:

Limite la durée maximale d'une seule réservation pour les non-membres

Notes:

Plage : 15-480 minutes. Aide à gérer la capacité. Par défaut : 120 (2 heures)

10

Basculez 'Exiger une Approbation' pour les réservations des non-membres

Result:

Impose un examen par l'administrateur avant de confirmer les réservations des non-membres

Notes:

Recommandé pour la sécurité. L'approbation automatique est plus rapide mais plus risquée

11

Définissez les 'Jours à l'Avance' pour la fenêtre de réservation des non-membres

Result:

Limite le délai dans lequel les non-membres peuvent effectuer des réservations

Notes:

Plage : 1-90 jours. Une fenêtre plus courte priorise les membres. Par défaut : 7 jours

12

Basculez 'Autoriser les Bons' pour une utilisation par les non-membres

Result:

Permet aux non-membres d'utiliser des codes de bon lors de la réservation

Notes:

Utile pour les promotions et les partenariats

13

Basculez 'Exiger un Acompte' pour les réservations des non-membres

Result:

Impose un paiement initial avant de confirmer les réservations des non-membres

Notes:

Réduit les annulations mais nécessite la configuration d'un traitement de paiement

14

Saisissez le 'Montant de l'Acompte' si un acompte est requis

Result:

Définit la valeur monétaire requise pour les acomptes des non-membres

Notes:

Minimum : 0.01. Utilise la devise par défaut de l'organisation

15

Appuyez sur 'Enregistrer les Paramètres' pour appliquer toutes les modifications

Result:

Valide et enregistre la configuration des non-membres

Notes:

Les paramètres s'appliquent immédiatement aux nouvelles tentatives de réservation des non-membres

États interactifs

Section Contrôles de Visibilité

Interrupteurs pour contrôler les informations visibles publiquement :

• Afficher le Nombre de Membres : DÉSACTIVÉ par défaut, affiche en vert lorsqu'activé
• Afficher le Nombre de Ressources : DÉSACTIVÉ par défaut, affiche en vert lorsqu'activé
• Afficher les Événements à Venir : DÉSACTIVÉ par défaut, affiche en vert lorsqu'activé
• Afficher les Coordonnées : DÉSACTIVÉ par défaut, affiche en vert lorsqu'activé

Section des Limites de Réservation

Champs numériques avec validation :

• Réservations Max par Jour : Sélecteur de nombre (1-10), par défaut : 1
• Durée Max en Minutes : Sélecteur de nombre (15-480), par défaut : 120
• Jours à l'Avance : Sélecteur de nombre (1-90), par défaut : 7

Section des Politiques d'Accès

Interrupteurs et champs conditionnels :

• Approbation requise : ACTIVÉ par défaut (recommandé), affiche du vert lorsqu'il est activé
• Autoriser les bons : DÉSACTIVÉ par défaut, affiche du vert lorsqu'il est activé
• Exiger un acompte : DÉSACTIVÉ par défaut, affiche du vert lorsqu'il est activé
• Montant de l'acompte : Champ de devise, uniquement visible lorsque "Exiger un acompte" est ACTIVÉ

Conseils

• Commencez avec des paramètres stricts et assouplissez-les en fonction de l'expérience
• Activez 'Require Approval' initialement pour examiner le comportement des non-membres
• Définissez 'Max Reservations Per Day' sur 1-2 pour éviter la monopolisation des ressources
• Utilisez une fenêtre 'Advance Days' plus courte (3-7 jours) pour prioriser les membres
• Affichez 'Member Count' si vous souhaitez démontrer la taille de la communauté
• Masquez 'Contact Info' pour réduire le spam et les appels non sollicités
• Exigez un 'Deposit' pour les ressources de grande valeur ou pour réduire les absences
• Autorisez les 'Vouchers' pour les campagnes promotionnelles et les organisations partenaires
• Définissez 'Max Duration' pour correspondre aux habitudes d'utilisation typiques (60-120 minutes)

Avertissements

• Désactiver 'Exiger une approbation' permet une réservation instantanée - surveillez les abus
• Des paramètres trop restrictifs peuvent décourager de nouveaux membres potentiels
• Les exigences de caution nécessitent un traitement des paiements configuré pour fonctionner
• La visibilité des coordonnées peut augmenter les courriels et appels indésirables
• Les paramètres s'appliquent à l'échelle de l'organisation - les ressources individuelles peuvent être plus restrictives mais pas plus permissives
• Les modifications prennent effet immédiatement pour les nouvelles tentatives de réservation
• Les réservations en attente existantes ne sont pas affectées par les changements de paramètres
• Afficher trop d'informations publiquement peut compromettre la vie privée
• La limite de durée maximale peut frustrer les utilisateurs légitimes si elle est fixée trop basse

Dépannage

Solution

Vérifiez l'onglet Détails et assurez-vous que la 'Visibilité dans la recherche' est activée. Les paramètres pour les non-membres s'appliquent uniquement si l'organisation est publiquement consultable.

Solution

Vérifiez que les ressources individuelles ont l'option 'Autoriser les réservations des non-membres' activée dans leurs paramètres. Les paramètres au niveau de l'organisation fonctionnent avec les autorisations au niveau de la ressource.

Solution

Assurez-vous d'abord que le bouton 'Exiger un acompte' est sur ON. Le montant de l'acompte doit être d'au moins 0,01 et n'utiliser que des chiffres avec jusqu'à 2 décimales (par exemple, 10,50).

Solution

Les limites s'appliquent par compte utilisateur et par jour. Si les utilisateurs créent plusieurs comptes, ils peuvent contourner les limites. Envisagez d'exiger une vérification par e-mail ou des acomptes pour prévenir les abus.

Solution

Vérifiez que l'option 'Exiger une approbation' est sur ON et enregistrée. Vérifiez que les administrateurs ont les autorisations de notification activées. Les réservations en attente apparaissent dans le tableau de bord d'administration sous 'Approbations en attente'.

Solution

Assurez-vous que le bouton 'Autoriser les bons' est sur ON. Vérifiez que les bons sont actifs et non expirés. Les bons doivent être créés via la page de gestion des Bons d'achat.

Solution

Le bouton doit être sur ON et les informations de contact doivent être renseignées dans l'onglet Détails. Les champs de contact vides ne s'afficheront pas même si le bouton est activé.

Solution

La limite de durée s'applique au moment de la réservation. Les réservations existantes ne sont pas affectées. Les non-membres verront une erreur s'ils tentent de réserver pour une durée supérieure au maximum.

Solution

Vérifiez les erreurs de validation. Assurez-vous que les valeurs sont dans les plages autorisées. Vérifiez la stabilité de la connexion Internet pendant l'enregistrement. Essayez d'actualiser la page et de réenregistrer.

Solution

La fenêtre s'applique à partir de la date actuelle. Si elle est réglée sur 7 jours, les non-membres ne peuvent réserver que dans les 7 prochains jours. Vérifiez que la disponibilité des ressources s'étend au-delà de la fenêtre.

FAQ

Ces paramètres s'appliquent-ils si l'organisation n'est pas visible publiquement ? Non, les paramètres pour les non-membres s'appliquent uniquement lorsque la 'Visibilité de la recherche' est activée dans l'onglet Détails. Les organisations privées n'autorisent pas l'accès aux non-membres.

Les ressources individuelles peuvent-elles remplacer ces paramètres ? Les ressources peuvent être plus restrictives (par exemple, interdire complètement les non-membres) mais ne peuvent pas être plus permissives que les paramètres au niveau de l'organisation.

Que se passe-t-il si un non-membre dépasse les limites ? Il reçoit un message d'erreur expliquant la limite et ne peut pas poursuivre la réservation tant qu'elle n'est pas conforme aux restrictions.

Les non-membres peuvent-ils devenir membres via l'application ? Uniquement si 'Autoriser les demandes d'adhésion' est activé dans l'onglet Détails. Ils peuvent alors demander à rejoindre, ce que les administrateurs doivent approuver.

Comment fonctionnent les acomptes pour les non-membres ? Si des acomptes sont requis, les non-membres doivent payer le montant spécifié d'avance. Cela nécessite la configuration de paiements Stripe ou en espèces. Les acomptes peuvent être remboursés selon les politiques d'annulation.

Quelle est la différence entre le nombre maximal de réservations par jour et la durée maximale ? Le nombre maximal de réservations limite le nombre de réservations distinctes (par exemple, 2 créneaux horaires différents). La durée maximale limite la durée de chaque réservation individuelle (par exemple, 2 heures maximum par réservation).

Les non-membres peuvent-ils voir les informations des membres ? Non, les non-membres voient uniquement les informations publiques de l'organisation. Les listes de membres et les profils détaillés sont privés, sauf s'ils sont explicitement rendus publics.

Comment fonctionne le flux de travail "Exiger une approbation" ? Les réservations des non-membres passent dans un état "En attente". Les administrateurs reçoivent des notifications et doivent approuver ou rejeter manuellement chaque demande depuis le tableau de bord d'administration.

Puis-je tester l'accès des non-membres avant de l'activer ? Oui, créez un compte de test qui n'est pas membre de votre organisation. Utilisez-le pour tenter des réservations et vérifier que les paramètres fonctionnent comme prévu.

Quelle est une configuration de départ recommandée ? Approche conservative : Exiger une approbation ACTIVÉE, Réservations max 1, Durée max 60-120 min, Jours à l'avance 7, Dépôt facultatif selon vos besoins.

Contenu associé

• Paramètres de l'Organisation - Détails
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• Paramètres de l'Organisation - Paiements
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